Wir bei Ecodocx werden oftmals um Rat in Bezug auf Dokumentenmanagement, Einführung der E-Rechnung, Optimierung der Dokumentenspeicherung und andere mit Digitalisierung verbundenen Themen gefragt. Da sich die Fragen oftmals wiederholen, haben wir beschlossen eine neue Blogreihe zu starten: “Ihr fragt – wir antworten: …”. Der erste Beitrag in dieser Reihe handelt über die elektronische Rechnung. Bei der Erstellung einer Rechnung an einen Kunden müssen nicht nur inhaltliche, sondern auch formale Momente beachtet werden. Dieses Mal versuchen wir ein steuerrechtliches Problem zu lösen. Eure Frage: Dürfen Kunden eine Papierrechnung verlangen? Diese Frage wurde von einem Unternehmen gestellt, das sich gerade im Prozess der Digitalisierung aller dokumentenbezogener Prozesse befindet. Das Unternehmen versteht, dass die damit verbundene Einführung der E-Rechnung nicht nur helfen wird Kosten einzusparen, sonder auch die Prozesse rund um die Erstellung von regelmäßigen Dokumenten für Kunden zu einem reibungslosen, sicheren und effizienten Prozess, transformieren wird. Das Unternehmen möchte die E-Rechnung auch deshalb einführen, weil auf diese Weise endlich Kontrolle über den Inhalt, äußere Form und Erhalt der Rechnung seitens des Kunden, herrschen wird. Doch eine große Anzahl der Kunden ist immer noch unsicher und möchte vorerst immer noch auch die Papierrechnung bekommen. Was ist eine E-Rechnung? Bei Rechnungen, die in einem elektronischen Format (z.B. per E-Mail, E-Mail-Anhang, HTML Format, SMS, Computerfax usw.) versendet und empfangen werden, handelt es sich um elektronische Rechnungen (kurz E-Rechnungen). Es sei jedoch erklärt, dass es sich bei Rechnungen, die z.B. elektronisch versendet werden, vom Adressaten jedoch in Papierform (nämlich als Papierfax) empfangen werden, um keine elektronischen Rechnungen, sondern Papierrechnungen handelt. Weiterlesen>> Unsere Antwort: Also, um auf die Frage ob Kunden eine Papierrechnung verlangen dürfen, zu antworten, muss man erst einmal verstehen, dass sich mit den letzten Veränderungen in der Gesetzgebung, die Situation rund um die E-Rechnung verändert hat. Die E-Rechnung ist obligatorisch bei der Geschäftskommunikation mit dem öffentlichen Sektor. Bei Privat- und Geschäftskunden, die nicht mit dem Öffentlichen Sektor verbunden sind, wurde die E-Rechnung lediglich auf Augenhöhe mit der Papierrechnung gestellt. Unternehmen, die in den letzten Monaten Ihre Kundenkommunikation und damit auch Versand von Rechnungen und anderen kundenbezogenen Dokumenten digitalisiert haben (z.B. E-Mail, E-Mail-Anhang in Form von PDF-Datei, Download, HTML, Computerfax), werden in der Praxis mit neuen und alten Kunden konfrontiert, die immer noch eine Papierrechnung bekommen möchten. Achtung: der Rechnungsempfänger, d.h. der Kunde, muss seine Zustimmung zum Erhalt von elektronischen Rechnungen geben, z. B. durch das Zahlen der Rechnung, mitteilung der E-Mail-Adresse während der Ausfüllung der Kundendaten bei der Registrierung. Wenn der Kunde jedoch ausdrücklich mitteilt, dass er keine E-Rechnung wünscht, ist der Anbieter gezwungen diesen Wunsch zu akzeptieren und dementsprechend dem Kunden nur Papierrechnungen zu erstellen. Doch was passiert, wenn ein Unternehmen mehrere Hundert, oder Tausend Kunden hat, von denen jeder einen anderen Kommunikationskanal wünscht? Was passiert, wenn abhängig von Dokumenttyp der Dokumentenlieferungskanal verändert werden soll? Wie automatisiert man dies richtig und damit am Ende das Resultat kundenfreundlich aussieht? Falls Sie Antworten auf diese oder andere Fragen rund um Einführung von Dokumentenmanagement, E-Rechnung, Output Management und generell rund um Informationsmanagement in Unternehmen erfahren möchten, abonnieren Sie unseren Blog, oder kontaktieren Sie uns direkt und sprechen Sie zu einem unserer Experten.
