In unserer Blogreihe “Ihr fragt – wir antworten:…” werden kurze Fragen aus unserer Arbeitspraxis, die seitens Unternehmen an uns gestellt worden sind, beantwortet. In unserem heutigen Beitrag soll es wieder über die E-Rechnung gehen.
Eure Frage:
Wie gewöhne ich meine Kunden an die elektronische Rechnung, und wie automatisiere ich die Wahl des vom Kunden bevorzugten Zustellungskanals bei der Dokumentenlieferung?
Was ist eine E-Rechnung?
Bei Rechnungen, die in einem elektronischen Format (z.B. per E-Mail, E-Mail-Anhang, HTML Format, SMS, Computerfax usw.) versendet und empfangen werden, handelt es sich um elektronische Rechnungen (kurz E-Rechnungen). Es sei jedoch erklärt, dass es sich bei Rechnungen, die z.B. elektronisch versendet werden, vom Adressaten jedoch in Papierform (nämlich als Papierfax) empfangen werden, um keine elektronischen Rechnungen, sondern Papierrechnungen handelt. Weiterlesen>>
Unsere Antwort:
Zunächst soll gesagt sein, dass es auf diese Frage keine eindeutige Antwort gibt. Wieso? Weil alles vom Unternehmen (z.B. von Art der Kundendatenbank und der Software zur Dokumentengenerierung) seinen Kunden sowie anderen Spezifika abhängt. Das Unternehmen, dass sich an uns gewendet hat, hatte bereits eine Kundendatenbank mit E-Mail-Adressen der Kunden. Dieses Unternehmen wollte außerdem allen Kunden die Möglichkeit geben, den von Ihnen gewünschten Kanal zur Kommunikation (E-Mail, E-Mail-Anhang, Computerfax, SMS, Download, HTML, Messenger, Benachrichtigung usw.) zu wählen. Des weiteren sollten die Wahl des vom Kunden bevorzugten Dokumentenlieferungskanal während der automatischen Erstellung und Lieferung von Dokumenten an diesen Kunden, automatisiert werden.
Die Lösung zu diesem Problem ist recht simpel: Erstellung eines Kundenportals für jeden einzelnen Kunden, wo dieser auch den bevorzugten Kommunikationskanal für jede Art von Notifikation und Kommunikation, auswählen kann. Im Kundenportal können standardmäßig bereits Rechnung an E-Mail ausgewählt sein. Link zum Kundenportal könnte in Form einer Einladung zum Portal via Email versendet werden. Außerdem würde ein Link zu dem Kundenportal am Ende jeder E-Rechnung enthalten sein, sodass der Kommunikationskanal jederzeit verändert werden kann. Somit wäre der Kunde in der Lage selbständig die Konfigurationen zu ändern und z.B. Rechnung an Postfach auszuwählen.
Was den zweiten Teil dieser Frage angeht, d.h. “wie automatisiere ich die Dokumentenlieferung durch die vom Kunden gewünschten Kommunikationskanäle”, so müssen, die vom Kunden gemachten Änderungen an den Prozess des Output Managements im Unternehmen angebunden werden. Der Prozess der Anbinden ist wiederum ganz von den internen Technologien und Systemen des Kunden abhängig.
Was ist Output Management?
Output Management ist die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten an alle vorgesehenen Empfänger im Unternehmen oder außerhalb eines Unternehmens.
Falls Sie kein Output Management System im Unternehmen haben, oder falls Ihr System veraltet ist, schauen sie doch einmal in unseren Beitrag “Immernoch an veralteten Technologien?“ (Englisch).
Wir bei Ecodocx haben mehr als 10 Arbeitserfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Output Management Lösungen und sind Partner von DocOrigin (entwickelt vom Adobe Central, Jetform Team), einer flexiblen und innovativen Lösung, die es Unternehmen erlaubt jede Art von Dokumenten zu erstellen und durch jeden möglichen Zustellungskanal zu liefern, und dies alles automatisch.
Falls Sie mehr über diese oder andere Themen rund um Dokumentenmanagement, E-Rechnung, Automatisierung von Output Management erfahren möchten, abonnieren Sie unseren Blog, oder kontaktieren Sie uns direkt und sprechen Sie zu einem unserer Experten.