Viele Unternehmen versenden bereits elektronische Rechnungen (E-Rechnungen). Das spart nicht nur Zeit, sonder auch Betriebskosten. Eine neue Verordnung der Bundesregierung möchte diese Initiative künftig fördern und auf diese Weise die öffentliche Verwaltung auf innovative Weise modernisieren.
Die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO)) wurde von der Bundesregierung im September beschlossen. Laut dieser Verordnung sollen private Unternehmen Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung elektronisch stellen. Dies ist ein großer Schritt für die Bundesbehörden in Richtung Digitalisierung.
Registrierung zur Rechnungsstellung
In Zukunft sollen E-Rechnungen durch ein webbasiertes Rechnungsportal des Bundes im standardisierten Format der XRechnung hochgeladen und an den Empfänger gesendet werden. Der Grund für diese Einführung ist folgender: die Bundesregierung ist der Ansicht, dass Rechnungssteller aus dem Privatsektor Kosten und Aufwand, die während der Erstellung von Rechnungen aufkommen, mithilfe der XRechnung erheblich reduzieren können. Laut dem Bundesministerium des Inneren (BMI) soll damit eine jährliche Einsparung von bis zu elf Millionen Euro erreicht werden. Einen besonderen Geschäftsvorteil soll dieser Standard für Unternehmen aus dem Ausland bieten, da mithilfe des zukünftigen Portals Rechnungen schnell hochgeladen und gesendet werden können. Außerdem sind E-Rechnungen umweltfreundlich und -schonend.
Fehlerhafte Dokumente werden abgelehnt
Wie erfolgt die Rechnungsstellung im zukünftigen Portal nach der neuen Verordnung?
Bei der Rechnungsstellung muss der Datenaustauschstandard XRechnung eingehalten werden. Um eine Rechnung übermitteln zu können, müssen Unternehmen sich vorerst auf dem Portal registrieren. Laut der Verordnung soll die zukünftige Plattform über ein innovatives System verfügen, das die eingereichten Rechnungen auf Fehler automatisch überprüfen soll. Falls die Rechnungen Fehler enthalten und dem Standard XRechnung nicht entsprechen, werden sie vom System abgelehnt und der Rechnungssteller wird informiert.
Die E-Rechnungen müssen zudem auch den umsatzsteuerlichen Anforderungen entsprechen. Diese werden im § 14 UStG ausführlich beschrieben. Neben diesen Pflichtangaben verlangt die Verordnung jedoch auch noch folgende Angaben:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Einsatzbereit ab Ende November 2018
Für die Unternehmen, die Aufträge im öffentlichem Sektor übernommen haben und entsprechend Rechnungen an Behörden stellen müssen, ist diese innovative Entwicklung eine positive Nachricht. Wichtig ist jedoch, damit diese Unternehmen sich rechtzeitig mit dem Portal und dem Standard XRechnungs auseinandersetzen. Außerdem müssen die Unternehmen achten, damit die von ihnen eingereichten Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten. Die E-Rechnungsverordnung tretet für öffentlichen Sektor (Bundesministerien und Verfassungsorgane) ab 27. November 2018 in Kraft.
Alle anderen Bundesstellen haben noch etwas mehr Zeit. Die für sie geltenden Regelungen treten ab den 27. November 2019 in Kraft. Private Unternehmen, die Aufträge im öffentlichen Sektor übernehmen, müssen bis zum 27. November 2020 die E-Rechnung einführen.